Automatización de procesos más allá del estándar: cómo la personalización marca la diferencia

La automatización de procesos es como la búsqueda del Santo Grial para mejorar las operaciones de negocio. Un viaje lleno de aventuras en busca de mayor eficiencia. En este camino hacia operaciones más efectivas, se presentan desafíos que al superarse, transforman los procesos.

Así como cada aventura es única, lo mismo ocurre con los procesos de negocio. Es por eso que las soluciones estándar no siempre son la mejor opción, ya que muchas empresas buscan respuestas adaptadas a sus necesidades específicas.

Crear soluciones de negocios personalizadas y rentables no es un mito. Esto se logra no a través de costosos desarrollos personalizados, sino con soluciones a medida basadas en plataformas BPM. Los resultados óptimos en la automatización de procesos son una realidad.

¿Cómo elegir sabiamente? Veamos cómo las plataformas de automatización de procesos se aplican para crear soluciones personalizadas.

Las plataformas BPM : 3 niveles de personalización posibles

Las plataformas de gestión de procesos de negocio (BPM) existen desde hace décadas y han evolucionado junto a la tecnología. Estas plataformas operan en tres niveles cruciales de automatización, y cada nivel puede ser personalizado.

Nivel 1: automatización y personalización básica. Las plataformas BPM ofrecen un motor para automatizar modelos de procesos.

Las plataformas BPM permiten a los desarrolladores modelar procesos desde cero o mejorar los existentes, de principio a fin. Si una tarea puede ser automatizada, la plataforma conecta y dirige las acciones necesarias. En los casos en los que se involucran humanos, existen medios para incorporar interfaces de usuario. El motor BPM ejecuta el proceso paso a paso siguiendo cada uno de los pasos del modelo. Este es el primer nivel de automatización: iniciar o instanciar el proceso y dejar que avance automáticamente paso a paso.

Las plataformas de BPM modernas brindan un entorno de diseño intuitivo, con herramientas de arrastrar y soltar. Tanto el equipo de desarrollo como el de negocio pueden familiarizarse rápidamente con el lenguaje visual de BPM basado en el estándar BPMN 2.0. Los modelos BPMN pueden incluso ser compartidos entre plataformas (bajo ciertas condiciones).

La personalización en este nivel adapta los procesos de negocio al corazón de la empresa. Estos procesos son clave para generar una ventaja competitiva y su automatización puede ser un objetivo estratégico.

Nivel 2: automatización y personalización avanzada. Las plataformas BPM interactúan con los sistemas de información y el software de la empresa.

Este nivel requiere conexiones para tareas automatizables por softwares o aplicacione. Puede involucrar  la adquisición, recuperación, almacenamiento y manipulación de datos, la interacción con sistemas externos, el envío y recepción de comunicaciones y hasta automatización robótica de procesos (RPA). Interactuar eficientemente con otros programas y sistemas es esencial.

Una plataforma verdaderamente flexible debe ser interoperable con otros sistemas, gracias a puntos de extensión, herramientas, frameworks y plantillas que proporcionan herramientas "low-code" para que los desarrolladores puedan crear conectores utilizando por ejemplo APIs. Un plataforma BPM también puede utilizarse para interactuar con sistemas legacy que no dispongan de API dedicadas, mediante conectores personalizados y programación. 

La personalización en este nivel de automatización implica considerar la compleja stack tecnológica propia de cada organización y que puede incluir software legacy, sistemas externos, otros PaaS, servicios, microservicios y más, que pueden ser bastante complejos y críticos para el negocio. 

Nivel 3: automatización y personalización para asistir las interacciones humanas en los procesos.

El tercer nivel de automatización se enfoca en interfaces para tareas humanas. Formularios web, asistencia automatizada y sistemas RPA entran en juego. Las plataformas deben integrar experiencias de usuario externas para personalización completa.

En este nivel, las plataformas BPM flexibles permiten una personalización completa, integrando los usuarios, sistemas y flujos de trabajo.

La personalización va más allá de la simple configuración de flujos de trabajo. Personalizar implica adecuar la automatización a la singularidad de cada empresa. Las plataformas BPM, rápidas y eficaces gracias a herramientas low-code para el desarrollo y la personalización, son ideales, independientemente de cuáles sean tus requisitos específicos.

Satisfacer necesidades de negocio únicas mediante una plataforma BPM

Mientras un enfoque genérico podría servir, personalizar destaca fortalezas. Esto se aplica en propuestas competitivas, cumplimiento, seguros y más.

La flexibilidad de una plataforma BPM para la personalización de la automatización de procesos aborda diversas necesidades en distintos sectores. Ya sea en los sectores le la salud, los servicios financieros, la industria manufacturera, la logística y cadena de suministro, la energía o los servicios públicos; así como en escenarios en los que la personalización es crucial como por ejemplo los procesos complejos y específicos, el cumplimiento de requisitos normativos o la integración con sistemas existentes.

El uso de un enfoque genérico puede ser suficiente para automatizar procesos, sin embargo, la personalización tiene el potencial de resaltar las fortalezas únicas. Aquí tienes algunos ejemplos concretos:

• Sector bancario: Para un proceso de aprobación de préstamos, una solución de automatización estándar podría ser adecuada. Sin embargo, si todos los bancos emplean exactamente el mismo proceso, ¿dónde queda la ventaja comercial que podría atraer a nuevos clientes?
• Sector industrial: El proceso fundamental de planificación de tiempos de inactividad para el mantenimiento de equipos podría aplicarse a varios fabricantes. No obstante, ¿por qué conformarse con una solución genérica para equipos altamente especializados con características únicas?
• Toma de pedidos: Aunque el proceso de toma de pedidos puede comenzar de manera simple (¡y podría ser un buen punto de partida!), si una aplicación de automatización de procesos no puede adaptarse a la empresa y a sus requerimientos de auditoría y control, la ineficiencia podría resultar en incumplimientos.
• Respuesta a una solicitud de propuestas (RFP): La elaboración de una propuesta para responder a una licitación puede basarse en un proceso estandarizado. No obstante, la personalización permite acceder y adaptar la respuesta a elementos específicos de la empresa, creando así una oferta competitiva y ajustada a sus puntos fuertes.
• Sector de seguros: La personalización en el ámbito de seguros facilita responder de manera rápida y precisa a una declaración de siniestro, al tiempo que se respetan las políticas y regulaciones internas únicas de la compañía de seguros.

Automatizar y personalizar: un esfuerzo que vale la pena

La personalización de los procesos de negocio se erige como un enfoque estratégico dentro de la automatización, ofreciendo beneficios que trascienden las capacidades de las soluciones estándar. Ajustar los procesos críticos de negocio a través de una plataforma BPM conlleva una ventaja competitiva y un mayor posicionamiento en el mercado.

Vale la pena explorar el potencial de la personalización en conjunción con las iniciativas de automatización de procesos, sobre todo cuando una plataforma brinda la oportunidad de realizar ambas acciones mientras optimiza la eficiencia.

A diferencia de las soluciones estándar y las propuestas  low-code para "citizen developers", las plataformas BPM de fácil desarrollo como Bonita proporcionan interfaces y herramientas intuitivas que hacen que la personalización sea gestionable y rentable.

Aunque la solución perfecta puede continuar estando fuera de nuestro alcance, al igual que el famoso Grial, la búsqueda de encontrarla puede conllevar aplicaciones de negocio perfectamente adaptadas, altamente automatizadas y optimizadas, con un retorno de inversión que valida el esfuerzo invertido.

Desarrollar aplicaciones internamente puede ofrecer a las empresas ventajas significativas en cuanto a flexibilidad, personalización, control y seguridad. Hemos construido nuestra plataforma de automatización de procesos de negocio BPM para acelerar la entrega de aplicaciones de procesos de negocio para la eficiencia, la mejora continua y la innovación. La flexibilidad de Bonita y la extensibilidad de la plataforma equipan a los desarrolladores y a los equipos DevOps con potentes herramientas para desarrollar aplicaciones empresariales altamente personalizadas y totalmente integradas con mayor rapidez.

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Bonitasoft conoce su negocio. Este artículo no fue creado con el uso de tecnología de lenguaje artificial.